Леонид Минаков • заведующий аспирантурой
Сага № 11 или разбор вопросов по хранению документов

Разбираю поступившие вопросы из телеграм-канала “Заведующий аспирантурой” по архивному хранению документов аспирантуры.

1) На основании чего формируется состав личного дела
Единого документа вышестоящих органов нет. Необходимо разработать локальный акт, в котором перечислить те документы, которые помещаются в личные дела (ЛД). Основной принцип – необходимость и достаточность. Каждый помещаемый в ЛД документ должен подтверждать факт деятельности и самый простой пример – протокол КЭ, который подтверждает факт сдачи КЭ. Другой пример академический отпуск (АО). Процесс предоставления АО начинается с подачи заявления с предоставлением подтверждающих документов (если причина их требует!). На просьбу накладывается резолюция – решение. Оно является основанием, по которому формируется проект распорядительного акта. Таким образом в ЛД помещается заявление – оригинал, документ – подтверждение причины (при наличии!) – оригинал и выписка из приказа или его копия. Если решение отрицательное, то без выписки из приказа (копии). Таким образом, подтверждением факта будет являться сама резолюция.
Если в приказе только одна личность, то можно сделать копию, если 2 и более, то делается выписка из приказа. Это связано с оборотом персональных данных.

2) Сроки хранения реферата по кандидатским экзаменам
Если реферат является частью программы освоения “дисциплины, направленной на… сдачу КЭ”, то хранение осуществляет кафедра, реализующая дисциплину.
Если реферат является частью программы КЭ, то хранение осуществляет подразделение аспирантуры в отдельном деле.
Если к реферату приложена рецензия в виде отдельного документа, то она помещается в дело вместе с рефератом.
Возможны следующие варианты установления срока хранения:
– 3 года по статье 630 Перечня 1988.
– 1 год ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) на основании распорядительного акта. По наступлению срока, ЭПК принимает решение либо о продолжении хранения либо уничтожения. Такая комиссия есть в каждой организации! Есть сложившияся практика выпуска приказов об обороте учебной документации, в котором устанавливаются сроки и места хранения такого вида документов.

Обоснованным является срок хранения 1 учебный год для прошедших промежуточную аттестацию (сдача экзамена, получение допуска и т.д.). Для лиц, не прошедших промежуточную аттестацию и имеющих академическую задолженность, срок хранения может быть установлен больший, 1 учебный год + 1 учебный год (исходя из п. 5 ст. 58 273-ФЗ). То есть, каждый год будет оформляться акт уничтожения рефератов тех, кто сдал и досдал в текущем учебном году.

3) Сроки хранения отчетов по практике

Перечнем 1988 установлен срок хранения отчетов студентов о производственной и педагогической практике 3 года (статья 611). По виду и содержанию документа отчеты аспирантов такие же, т.е. можно воспользоваться этим сроком.
В случае, если отчет по практикам является частью индивидуального плана работы аспиранта (ИПР), то срок хранения устанавливается по сроку хранения ИПР, т.е. 75 лет (для дел до 2003 года) и 50 лет (для дел с 2003 года и далее), так как ИПР включается в личное дело аспиранта.

4) Сроки хранения отчетов по НИД (научно-исследовательская деятельность)
Аналогично отчетам по практике. Если отчет по НИД оформлен в виде выписки из протокола заседания кафедры, то ему устанавливается срок хранения по сроку хранения личного дела, так как помещается в него.

Если НИД аспиранта является частью НИД кафедры (включена в план НИР кафедры), то отчет по НИД аспиранта будет хранится в делах кафедры со сроком хранения постоянно в составе общего документа. В этой ситуации, выписка из этого отчета будет выносится в ИПР в качестве промежуточной аттестации и храниться, соответственно, по сроку хранения личного дела.

5) Распоряжения-письма Минобрнауки
Здесь нужно разделить вопрос на две части. Первая – это акты ФОИВ (распоряжения); вторая – письма ФОИВ.
Разберемся с первой частью. В нынешнее цифровое время рассылка в подведомственные организации твердых копий практически не делается. Документы идут, как правило, через системы электронного документооборота и цифровая версия документа хранятся в делах канцелярии со сроком хранения “До минования надобности”, то есть пока нужно – храним, но не менее одного года. И в структурные подразделения такие версии документов поступают так же в цифровом виде. Хранить распечатки не имеет смысла. Они уже включены в состав дел канцелярии.
В любом случае, по Перечню 2019 срок хранения актов ФОИВов в организации установлен “До минования надобности” (статья 2).
Теперь вторая часть. Письма.
Здесь попроще – по Перечню 2019, статья 10 “Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций” имеет срок хранения 5 лет. Так как такого рода документы поступают в канцелярию, то и хранение оригиналов в организует она. В структурное подразделение эти документы уже поступают в виде копий, их хранение осуществляется так же 5 лет (статья 10) либо “”До минования надобности”, но не менее 1 года. После срока хранения выделяются на уничтожение.
6) Отчеты, сборы численности.
–о выполнении годовых планов, государственных и муниципальных заданий (статья 211, срок хранения – постоянно);
–об организации и результатах контроля исполнения документов (статья 159, срок хранения – 1 год после снятия контроля, то есть выполнения и отправки адресату);
–оперативные статистические, содержащие показатели о результатах деятельности организации по направлениям деятельности организации (статья 338, срок хранения – до минования надобности);
–первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: а) годовые (статья 335, срок хранения – постоянно).
Проекты отчетов обычно хранят до сдачи и приемки итогового варианта.
Расчеты, предваряющие отчет, хранят до минования надобности.

© Минаков Л.М. © Все права защищены. Этот материал – авторская точка зрения. Дата публикации 10.11.2021 

Ранее в Саге
133